Modelo de respuestas al cuestionario de IA de un cliente

Respuestas al cuestionario de inteligencia artificial de [CLIENTE]

Empresa: [NOMBRE DE LA EMPRESA] · Responde: [PERSONA RESPONSABLE] · Fecha: [DD/MM/AAAA]

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1. Herramientas de IA que usamos

¿Utiliza su empresa herramientas de inteligencia artificial en la prestación del servicio?

[Si lo tenéis] Sí. Usamos [número] herramientas de IA, recogidas en un inventario que revisamos cada [periodo]. Adjuntamos el listado: [Anexo 1, inventario].

[Si está en curso] Sí, de forma limitada. Estamos terminando el inventario de herramientas, previsto para [fecha], y lo compartiremos entonces.

[Si no aplica] No usamos herramientas de IA en los servicios que prestamos a [CLIENTE].

¿Para qué tareas y en qué departamentos se usan?

Se usan para [tareas concretas, por ejemplo: redactar y resumir textos internos, traducir documentación, atención de primer nivel] en [departamentos]. Ninguna toma decisiones sobre personas sin revisión humana.

¿Se usan cuentas personales o de consumo de herramientas de IA?

[Si lo tenéis] No. Nuestra política prohíbe usar IA con cuentas personales en el trabajo. Las herramientas aprobadas se usan con cuentas de empresa con contrato.

[Si está en curso] Hemos detectado algún uso con cuentas personales y lo estamos sustituyendo por cuentas de empresa, con fecha prevista [fecha].

[Si no aplica] No aplica: no usamos herramientas de IA.

2. Datos que entran en la IA

¿Se introducen datos de [CLIENTE] o datos personales de sus clientes o empleados en herramientas de IA?

[Si lo tenéis] Solo en [herramienta], que tiene contrato de tratamiento de datos y no usa los datos para entrenar, y solo cuando la tarea lo requiere. En el resto de herramientas está prohibido por nuestra política.

[Si está en curso] Estamos limitando el uso de datos de clientes a las herramientas con contrato de tratamiento. Mientras tanto, la instrucción al equipo es no introducirlos.

[Si no aplica] No. Ningún dato de [CLIENTE] ni datos personales de sus clientes o empleados se introducen en herramientas de IA.

¿Dónde se tratan esos datos? ¿Salen del Espacio Económico Europeo?

Según la documentación del proveedor, [herramienta] trata los datos en [región]. [Si hay transferencias] Las transferencias fuera del EEE se amparan en [cláusulas contractuales tipo o marco de privacidad], según su contrato.

¿Qué medidas aplican para evitar que se filtren datos confidenciales a una IA?

Nuestra política fija qué datos no entran nunca en una IA, el equipo recibe formación sobre ello y [si la usáis] una extensión del navegador avisa antes de enviar datos personales a una web de IA y permite sustituirlos por marcas.

3. Proveedores de IA y contratos

¿Tiene firmado un contrato de encargo de tratamiento (art. 28 RGPD) con cada proveedor de IA que trata datos personales?

[Si lo tenéis] Sí. Hemos aceptado el contrato de tratamiento de [proveedor] con fecha [fecha]. Podemos facilitar una copia o la referencia pública.

[Si está en curso] Estamos revisando los contratos de [proveedores]; previsto para [fecha]. Hasta entonces no se tratan datos personales en esas herramientas.

[Si no aplica] No aplica: ninguna herramienta de IA trata datos personales.

¿Usan los proveedores sus datos para entrenar sus modelos?

Según su documentación, [proveedor] no usa los datos de cuentas de empresa para entrenar. [Si es un ajuste] Lo hemos desactivado en la configuración el [fecha].

¿Figuran los proveedores de IA como subencargados en nuestro contrato?

[Si lo tenéis] Sí. La lista de subencargados del anexo [número] incluye a [proveedores].

[Si está en curso] Proponemos añadirlos al anexo de subencargados en la próxima revisión del contrato, el [fecha].

[Si no aplica] No aplica: no tratamos datos personales de [CLIENTE] con herramientas de IA.

4. Gobierno interno

¿Dispone de una política de uso de IA aprobada y comunicada al personal?

[Si lo tenéis] Sí. La política vigente es la versión [número] del [fecha], aceptada por escrito por las personas que usan IA. Adjuntamos copia: [Anexo 2].

[Si está en curso] La estamos redactando; prevemos aprobarla el [fecha].

[Si no aplica] No usamos IA, así que no tenemos una política específica.

¿Quién es responsable del uso de la IA en su empresa?

[Nombre y cargo], que aprueba las herramientas, resuelve dudas y recibe las incidencias. Contacto: [correo].

¿Forma a su personal en el uso de la IA (artículo 4 del Reglamento de IA)?

[Si lo tenéis] Sí. Las personas que usan IA reciben formación según su puesto y guardamos registro de quién, cuándo, en qué y con qué resultado. Adjuntamos un resumen: [Anexo 3].

[Si está en curso] Hemos empezado la formación; prevemos completarla el [fecha] y llevamos registro desde el inicio.

[Si no aplica] No aplica: no usamos herramientas de IA.

5. Transparencia

¿Interactúa algún sistema de IA directamente con personas (chatbots, asistentes de voz)?

[Si lo tenéis] Sí, [sistema] en [canal]. Avisa al inicio de que quien responde es una IA, como prevé el artículo 50 del Reglamento, y ofrece hablar con una persona.

[Si está en curso] Estamos añadiendo el aviso de que es una IA en [sistema]; previsto para [fecha].

[Si no aplica] No. Ningún sistema de IA atiende directamente a personas.

¿Publica o entrega contenido generado con IA (textos, imágenes, audio, vídeo)?

[Si lo hacéis] Se revisa siempre antes de entregarlo y se indica cuando puede pasar por real. [Si no] No entregamos contenido generado con IA sin revisión ni lo presentamos como real.

6. Usos de riesgo

¿Usa IA en alguno de los usos de alto riesgo del anexo III (selección de personal, evaluación de personas, crédito, acceso a servicios esenciales)?

[Si lo tenéis] Sí, en [uso]. La IA solo propone y una persona revisa cada decisión. Llevamos registro de su uso y nos preparamos para las obligaciones previstas a partir del 2 de diciembre de 2027.

[Si está en curso] Lo estamos revisando con el proveedor de [herramienta] y lo documentaremos antes del [fecha].

[Si no aplica] No. Hemos revisado nuestros usos y ninguno entra en el anexo III.

¿Realiza alguna de las prácticas prohibidas del artículo 5 (inferir emociones en el trabajo, puntuación social, manipulación)?

No. Nuestra política las prohíbe expresamente y lo hemos revisado en el inventario.

7. Incidentes

¿Cómo actuaría si se introdujeran datos de [CLIENTE] en una herramienta de IA por error?

La persona avisa en cuanto lo detecta a [responsable]. Registramos el incidente, valoramos si afecta a datos personales y, si es así, os lo comunicamos sin dilación indebida para que podáis cumplir el plazo de 72 horas de notificación que prevé el RGPD.

¿Ha tenido algún incidente relacionado con IA en los últimos doce meses?

[Si lo tenéis] [Describir brevemente el incidente, las medidas tomadas y la fecha de cierre].

[Si está en curso] Tenemos un incidente abierto: [descripción y estado].

[Si no aplica] No hemos registrado incidentes relacionados con IA.

Documentos que adjuntamos

Anexo 1: inventario de herramientas de IA

Anexo 2: política de uso de IA vigente

Anexo 3: resumen del registro de formación

Anexo 4: contratos de tratamiento con los proveedores de IA

Modelo orientativo de Owtli Acta (acta.owtli.com). No es asesoramiento jurídico: adapta cada respuesta a lo que hace tu empresa.