¿Qué herramientas entran en el inventario de IA?

Todas las que el equipo usa para trabajar: asistentes generalistas, traductores, generadores de imágenes, chatbots de la web y las funciones de IA que traen el CRM, el correo o la ofimática.

¿Cómo sé el nivel de riesgo de cada herramienta?

Depende del uso, no de la herramienta. Redactar correos suele ser riesgo mínimo, un chatbot que habla con clientes tiene obligaciones de transparencia (artículo 50) y cribar candidatos es alto riesgo (anexo III). El diagnóstico gratuito lo calcula por ti.

¿Cada cuánto se actualiza?

Cada vez que alguien empiece a usar una herramienta nueva y, como mínimo, una vez al año. Una encuesta corta al equipo ayuda a detectar la IA que nadie había declarado.

Plantilla gratuita · Ley de IA

Plantilla de inventario de herramientas de IA

La lista de todas las IA que usa tu empresa, con las columnas que importan. Descárgala para Excel o Google Sheets.

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La plantilla

Estas son las columnas y las filas de ejemplo que trae el fichero. Borra los ejemplos y añade una fila por cada caso real.

Herramienta	Proveedor	Para qué se usa	Departamentos	Tipo de cuenta	Datos que entran	Garantías comprobadas	Decisión	Nivel de riesgo orientativo	Notas
[Asistente de IA generalista]	[Proveedor]	Redactar y resumir correos	Administración; Comercial	Empresa con contrato	Documentos internos	Contrato de tratamiento; no entrena con nuestros datos	Aprobada	Mínimo
[Chatbot de la web]	[Proveedor]	Atender dudas de clientes	Atención al cliente	Empresa con contrato	Correos y chats con personas	Contrato de tratamiento	Aprobada	Transparencia (art. 50): avisar de que es una IA	Revisar el aviso de la ventana del chat
[IA dentro del CRM]	[Proveedor del CRM]	Puntuar oportunidades de venta	Comercial	Empresa con contrato	Datos de clientes	Por comprobar	En revisión	Mínimo	Pedir al proveedor su contrato de tratamiento
[Herramienta usada con cuenta personal]	[Proveedor]	Traducir documentos	Operaciones	Personal gratuita	No lo sé	Ninguna	Prohibida	Mínimo, con un problema de RGPD si entran datos personales	Ofrecer la alternativa aprobada

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Cómo rellenarla

Pregunta por tareas, no por herramientas: «¿cómo preparas las propuestas?» saca a la luz más IA que «¿qué IA usas?».
Anota el tipo de cuenta de cada una: de empresa con contrato, personal de pago o personal gratuita.
En «Datos que entran», si no lo sabes, escribe «No lo sé»: también es información y marca lo primero que revisar.
Comprueba con el proveedor si hay contrato de tratamiento y si entrena con vuestros datos, y anótalo en «Garantías».
Decide cada herramienta (aprobada, en revisión o prohibida) y lleva esa decisión a la política de uso.

Para entender el porqué de cada apartado: Cómo hacer el inventario de IA en una tarde.

Preguntas frecuentes

¿Qué herramientas entran en el inventario de IA?: Todas las que el equipo usa para trabajar: asistentes generalistas, traductores, generadores de imágenes, chatbots de la web y las funciones de IA que traen el CRM, el correo o la ofimática.
¿Cómo sé el nivel de riesgo de cada herramienta?: Depende del uso, no de la herramienta. Redactar correos suele ser riesgo mínimo, un chatbot que habla con clientes tiene obligaciones de transparencia (artículo 50) y cribar candidatos es alto riesgo (anexo III). El diagnóstico gratuito lo calcula por ti.
¿Cada cuánto se actualiza?: Cada vez que alguien empiece a usar una herramienta nueva y, como mínimo, una vez al año. Una encuesta corta al equipo ayuda a detectar la IA que nadie había declarado.

Contenido orientativo. No es asesoramiento jurídico: revísalo y adáptalo a tu caso antes de usarlo. Plantilla según el Reglamento (UE) 2024/1689; las fuentes están en Normativa.