Acta Guarda, el aviso de Owtli Acta antes de enviar datos a la IA

Acta Guarda es la extensión para el navegador de Owtli Acta. Hace una cosa: cuando alguien de tu equipo va a pegar o enviar a una IA un texto con datos de personas, se lo dice en ese momento y le deja cambiarlos por marcas. Este artículo explica paso a paso cómo funciona, qué detecta, qué no hace y qué información llega a la empresa.

Dónde funciona

Funciona en Chrome y en Edge, y solo en una lista cerrada de webs de IA: ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot, DeepSeek, Le Chat de Mistral, Perplexity, Grok y Meta AI. No lee ninguna otra página. Añadir una web nueva exige publicar una versión nueva de la extensión, y es una decisión consciente: cuantos menos permisos pida, menos hay que fiarse de ella.

Qué detecta

La detección se hace en el navegador, con reglas que comprueban el dato y no solo su forma:

Tipo	Cómo se comprueba
DNI y NIE	Que la letra de control corresponda al número
CIF	Que el dígito o la letra de control sea el que toca
Cuentas bancarias (IBAN)	Que pase la comprobación de control del IBAN
Tarjetas de pago	Que la numeración pase el algoritmo de Luhn
Correos y teléfonos	Por su formato
Contraseñas y claves	Por patrones habituales (claves de API, «contraseña: ...»)
Términos de tu empresa	Los que el responsable añade en el panel: clientes, proyectos, importes
Nombres de personas	Por reglas de mayúsculas; solo avisa, no los cambia solos

Comprobar el dígito de control evita avisar por cualquier número largo: un pedido o una referencia no activan el aviso, un DNI con la letra correcta sí.

Cómo es el aviso

Al pegar. Si el texto pegado lleva datos, aparece una nota junto al campo: «Has pegado 2 DNI y 1 cuenta bancaria». Hay dos opciones: sustituirlos por marcas o dejarlo así. El texto pegado espera tu decisión; no se pierde.

Al enviar. Si al pulsar Enter o el botón de enviar quedan datos, por ejemplo porque se escribieron a mano, el aviso sale otra vez, una vez por mensaje, con tres opciones: sustituir y enviar, enviar igual o volver. Lo que ya dejaste así al pegar no se vuelve a preguntar.

Las marcas. Sustituir cambia 12345678Z por [DNI_1], y el mismo dato lleva siempre la misma marca mientras no cierres la pestaña. La IA trabaja con las marcas y puede razonar con ellas: «redacta un correo para [PERSONA_1]».

La respuesta. Si la IA contesta con marcas, en tu pantalla se ven con su valor real, subrayadas con puntos, y solo en tu navegador. La tabla que relaciona marcas y valores vive en la memoria de la pestaña: no se guarda en disco ni se envía a ningún sitio. Una consecuencia práctica: el botón «Copiar» de la propia web copia la respuesta con las marcas, no con los valores.

Qué llega a Acta y qué no

Esto es lo más importante, y lo que más se pregunta.

• No llega el texto que escribes, ni los datos detectados, ni el contenido de tus conversaciones.
• Llega una cifra por cada aviso: el tipo de aviso, la web de IA, cuántos datos de cada tipo había (por ejemplo, «2 DNI»), qué decisión se tomó y la fecha.
• No se asocia a ninguna persona. Acta sabe cuántos navegadores tiene conectados y de quién es cada uno, para poder decir «instalada en 18 de 20 personas» o quitar un navegador. Pero los avisos van sin nombre: el panel enseña cifras de empresa, nunca quién pegó qué.

La política de privacidad de la extensión lo recoge con más detalle: privacidad de Acta Guarda.

Dicho de otra forma: la empresa ve si el aviso se usa y si baja la tasa de «enviar igual» con el tiempo, pero no tiene una lista de quién ha sido descuidado.

Qué no hace

• No revisa el contenido de los archivos que se adjuntan; solo avisa de que no los revisa.
• No funciona en las aplicaciones del móvil ni en navegadores distintos de Chrome y Edge.
• La detección de nombres es orientativa y puede fallar en los dos sentidos.
• No lee texto que la persona escribe a mano en una web que no está en la lista.
• Reduce el riesgo de enviar datos personales a una IA, pero no lo elimina. No sustituye a la política de uso ni a la formación.

Además, si tu empresa ha marcado una herramienta como no autorizada en el inventario, Guarda muestra una banda al entrar en esa web con las herramientas autorizadas y un botón para pedir autorización. Y si una web de IA no está en el inventario, avisa de ello la primera vez; así las herramientas que se usan de verdad llegan solas a la recepción del inventario.

Cómo se instala

Guarda no se enciende sola. El orden es deliberado, porque es una medida que afecta a cómo trabaja la plantilla y hay que informar antes:

1. El responsable activa Acta Guarda en el panel de Acta.
2. La política de uso incluye una cláusula que explica qué hace y qué no, y se publica una versión nueva.
3. Cada persona del equipo lee y acepta la política desde su enlace personal. Ahí aparece el paso para instalar la extensión.
4. Con la extensión instalada, la persona vuelve a su enlace y pulsa Conectar. No hay cuentas ni contraseñas: el enlace personal es lo que conecta ese navegador con la empresa.

Hay una página con el resumen de todo esto en Acta Guarda. Si quieres ver qué detectaría sin instalar nada, en la portada hay un cuadro de texto donde puedes pegar lo que quieras: la comprobación ocurre en tu navegador y no se envía nada. Y si todavía no sabes qué datos están saliendo de tu empresa hacia la IA, el diagnóstico gratuito es un buen primer paso. Para las reglas que acompañan al aviso, mira la política de uso de IA.

Este artículo es orientativo y no es asesoramiento jurídico.