Multas de la Ley de IA para gestorías y asesorías fiscales y laborales

Las multas, en tres líneas

• Prácticas prohibidas: hasta 35 millones de euros o el 7 % de la facturación mundial.
• Otras obligaciones de quien usa IA, como la transparencia o el alto riesgo: hasta 15 millones o el 3 %.
• Información falsa o incompleta a las autoridades: hasta 7,5 millones o el 1 %.

El artículo 4 (formación) es una obligación de medios y no tiene una multa propia en el artículo 99: el riesgo del día a día suele estar más cerca del RGPD. A una pyme se le aplica la cantidad más baja entre el importe fijo y el porcentaje, y la sanción se gradúa. El detalle está en la guía de multas de la Ley de IA.

Acta Guarda en gestorías y asesorías fiscales y laborales

En una gestoría el dato que se escapa es el de un tercero: el NIF de un autónomo, el IBAN de una nómina o el número de afiliación de un trabajador del cliente.

Un caso típico: Un listado de nóminas con nombres, números de afiliación a la Seguridad Social e IBAN pegado para que la IA calcule las diferencias con el mes anterior. Acta Guarda avisaría en el momento de pegarlo y dejaría que la persona cambiara los datos por marcas. Cómo funciona.

Usos de IA en gestorías y asesorías fiscales y laborales y cómo los trata el Reglamento

• Leer facturas y tickets para la contabilidadRiesgo mínimo

  Para el Reglamento es un uso de riesgo mínimo. Las facturas de autónomos llevan nombre, NIF y domicilio de una persona física, así que el proveedor de la herramienta pasa a ser subencargado de tu cliente.

• Explicar a un cliente una notificación de HaciendaRiesgo mínimo

  Redactar la explicación con IA es razonable si la notificación entra sin el nombre, el NIF ni el número de expediente. La interpretación final sigue siendo tuya.

• Preparar nóminas o contratos de trabajo con IARiesgo mínimo

  Los datos de la plantilla de tu cliente incluyen salarios, bajas y a veces discapacidad. Una baja médica es un dato de salud, una categoría especial del RGPD.

• Asistente que responde a los clientes por correo o chatTransparencia (art. 50)

  Si una IA contesta en nombre de la gestoría, el Reglamento prevé que el cliente sepa que habla con una IA, desde el 2 de agosto de 2026.

• Puntuar o descartar candidatos para la empresa de un clienteAlto riesgo (anexo III)

  Si además de las nóminas llevas la selección de personal de tus clientes y usas IA para filtrar currículos, el anexo III lo trata como alto riesgo, aplazado al 2 de diciembre de 2027.

Qué se revisaría primero

La AESIA puede supervisar desde el 2 de agosto de 2026. En gestorías y asesorías fiscales y laborales, lo previsible es que se mire:

• Qué herramientas de IA tocan documentos de clientes y si cada cliente lo ha autorizado en su contrato de encargo.
• Si el equipo usa cuentas de empresa con contrato de tratamiento o cuentas personales para leer facturas y nóminas.
• Si puedes responder por escrito al cliente que pregunta cómo usa la gestoría la IA con sus datos.

Dónde suele estar el riesgo

Para una gestoría el riesgo no está en el Reglamento de IA, que trata casi todos sus usos como riesgo mínimo, sino en la cadena de encargos. Cada cliente es responsable de los datos de su plantilla y te los confía como encargado. Si subes sus nóminas a una herramienta sin contrato, rompes esa cadena sin que el cliente lo sepa. Y cada vez más empresas medianas preguntan a sus proveedores, gestoría incluida, qué IA usan y con qué garantías.

Herramientas de IA habituales en el sector

Estas son las que suele haber y por qué conviene tenerlas en el inventario. Owtli Acta las propone al dar de alta tu empresa y las ajustas a tu caso.

• ChatGPT: El uso más extendido en despachos y asesorías.
• Copilot de Microsoft 365: Con cuenta de empresa y contrato es la opción más defendible.
• Traductor con IA: Traducir un documento es enviarlo a un tercero.
• IA del programa de gestión: Muchos programas de contabilidad ya la incluyen: conviene saberlo.