Plantilla gratuita · Ley de IA
Plantilla de política de uso de IA para empresas
El documento completo, listo para adaptar: descárgalo en Word sin dejar tu correo.
La plantilla
Este es el texto completo que descargas. Lo que va entre corchetes es lo que tienes que cambiar.
Política de uso de la inteligencia artificial de [NOMBRE DE LA EMPRESA]
Para qué sirve esta política
Esta política fija cómo se usan las herramientas de inteligencia artificial en [NOMBRE DE LA EMPRESA]. Se aplica a todas las personas que trabajan para la empresa, incluidas las personas en prácticas y los colaboradores externos que usen IA en tareas de la empresa.
Su objetivo es aprovechar la IA sin poner en riesgo los datos de la empresa, de sus clientes ni de su equipo, y cumplir el Reglamento europeo de Inteligencia Artificial y el Reglamento General de Protección de Datos.
Herramientas permitidas
Solo se pueden usar estas herramientas de IA en el trabajo:
[Asistente de IA con cuenta de empresa], para redactar, resumir y traducir textos, con cuenta de empresa con contrato
Está prohibido usar:
Cualquier IA usada con una cuenta personal
Para usar cualquier otra herramienta de IA, incluidas las funciones de IA que aparecen dentro de programas que ya usamos, hay que pedir antes la aprobación de [PERSONA RESPONSABLE].
Qué información nunca se introduce
En ninguna herramienta de IA se introducen:
Contraseñas o claves de acceso
Datos bancarios o de tarjetas
Datos de salud de ninguna persona
Información que la empresa se haya comprometido a mantener confidencial
Los datos personales (datos de clientes, datos de empleados o candidatos, nombres, correos, teléfonos o dni, correos, chats o llamadas con personas, fotos, vídeos o voz de personas, ubicación o desplazamientos, datos económicos de personas (nóminas, deudas, cuentas), datos de salud, huella, cara o voz como identificador, origen, ideología, religión, sindicato u orientación sexual, antecedentes o infracciones, datos de menores de edad) solo pueden introducirse en estas herramientas, que tienen contrato de tratamiento de datos (o corren en la propia empresa) y no usan los datos para entrenar, y solo cuando sean necesarios para la tarea:
[Asistente de IA con cuenta de empresa]
Antes de pegar un texto, quita los nombres, teléfonos, correos y direcciones que no hagan falta. Sustituye los nombres por referencias como "Cliente A".
Revisar lo que produce la IA
La IA se equivoca, y lo hace con seguridad: puede inventar datos, cifras, leyes o referencias. Todo lo que se use de una herramienta de IA se revisa antes, y los datos importantes se comprueban en su fuente.
Quien usa el resultado es responsable de él, igual que si lo hubiera hecho sin ayuda.
Usos prohibidos
Nunca se usa la IA para:
Detectar o deducir las emociones de compañeros, candidatos o clientes
Deducir de rasgos físicos el origen, la ideología, la religión o la orientación sexual de las personas
Manipular a las personas o aprovechar su vulnerabilidad para que tomen decisiones que les perjudiquen
Puntuar a las personas por su comportamiento social o sus características personales
Generar imágenes, vídeos o voces de personas reales sin su permiso
Formación
Toda persona que use IA en su trabajo completa la formación que le corresponde según su puesto antes de usarla, y de nuevo cuando esta política o la formación cambien. La empresa guarda registro de quién se ha formado, cuándo y con qué resultado.
Si algo sale mal
Si se introduce en una herramienta de IA información que no debía, o la IA produce algo que pueda causar daño, hay que avisar en cuanto se detecte a [PERSONA RESPONSABLE] ([CORREO DE CONTACTO]). No se borra ni se oculta: si hay datos personales afectados, la empresa puede tener que notificarlo en 72 horas.
Responsable y revisión
La persona responsable del uso de la IA en [NOMBRE DE LA EMPRESA] es [PERSONA RESPONSABLE]. Aprueba las herramientas, resuelve las dudas y recibe las incidencias.
Esta política se revisa al menos una vez al año y siempre que se apruebe o retire una herramienta. Cada versión nueva debe aceptarse de nuevo.
Constancia de este documento
Documento orientativo generado con las plantillas de política de Owtli Acta del 06/10/2026. Última comprobación registrada en el catálogo normativo: 11/10/2026. Lo declarado en este documento lo declara la empresa; Owtli Acta no lo verifica. No sustituye el asesoramiento jurídico.
Versión: [1] · Fecha de aprobación: [DD/MM/AAAA] · Aprobada por: [PERSONA RESPONSABLE]
Cómo rellenarla
- Sustituye los huecos entre corchetes: nombre de la empresa, persona responsable y correo de contacto.
- Cambia la lista de herramientas por las que usa tu equipo de verdad. Si no sabes cuáles son, empieza por la plantilla de inventario.
- Borra los apartados que no te tocan y añade las reglas propias de tu sector (por ejemplo, datos de salud en una clínica).
- Fija la fecha y el número de versión, y pide a cada persona que use IA que la lea y la acepte por escrito.
- Revísala al menos una vez al año y cada vez que apruebes o retires una herramienta.
Para entender el porqué de cada apartado: Qué debe incluir una política de uso de IA y por qué.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo usar esta plantilla de política de IA en mi empresa?
- Sí, es gratuita y no hace falta registrarse. Es un punto de partida orientativo: conviene adaptarla a las herramientas y los datos de tu empresa antes de publicarla.
- ¿Es obligatorio tener una política de uso de IA?
- El Reglamento de IA no usa ese nombre. Prevé medidas de alfabetización (artículo 4) y, en algunos usos, de supervisión y transparencia. Una política escrita y aceptada es la forma más sencilla de dejar constancia de esas medidas.
- ¿Qué pasa si mi equipo ya usa ChatGPT con cuentas personales?
- La plantilla prevé ese caso: prohíbe el uso con cuentas personales y deja una herramienta aprobada como alternativa. Prohibir sin ofrecer otra opción suele empujar al equipo a seguir usándolas a escondidas.
Contenido orientativo. No es asesoramiento jurídico: revísalo y adáptalo a tu caso antes de usarlo. Plantilla según el Reglamento (UE) 2024/1689; las fuentes están en Normativa.