Cuando tu cliente grande te pregunta por la IA: cómo responder el cuestionario

Cada vez más empresas grandes incluyen preguntas sobre inteligencia artificial en los cuestionarios que envían a sus proveedores. No es una inspección ni una auditoría oficial: quieren saber con quién trabajan y qué pasa con sus datos. Responder con orden y sin exagerar es más fácil de lo que parece.

Por qué te llega este cuestionario

No es un capricho de tu cliente. La empresa grande responde a su vez ante sus propios clientes, sus auditores y, cuando trata datos personales, ante el RGPD. También ante el Reglamento europeo de IA, que reparte responsabilidades a lo largo de toda la cadena: quien usa un sistema tiene sus obligaciones, y quien contrata a un proveedor quiere asegurarse de que ese proveedor no le mete en un problema.

En la práctica, el cuestionario es una forma de diligencia. Si respondes con claridad, ganas puntos; si dejas huecos o prometes cosas que no haces, generas dudas justo donde no quieres.

Qué te suelen preguntar

Las preguntas cambian de una empresa a otra, pero casi todas giran alrededor de lo mismo:

• Herramientas e inventario. Qué herramientas de IA usas, para qué, en qué departamentos y quién tiene acceso.
• Datos. Qué información entra en esas herramientas, si incluye datos personales de clientes o empleados, dónde se procesa y si viaja fuera de la UE.
• Proveedores de IA. Si el proveedor entrena con tus datos, si puedes desactivarlo y qué contrato tienes firmado con él.
• Gobierno interno. Si tienes una política de uso, una persona responsable y formación para el equipo.
• Transparencia. Si usas chatbots o publicas contenido generado con IA de cara al público.
• Riesgo. Si haces usos prohibidos o de alto riesgo, por ejemplo seleccionar personal o evaluar personas.

Qué documentación conviene tener a mano

No hace falta un departamento de cumplimiento. Con cuatro cosas ordenadas respondes a la mayoría de cuestionarios:

1. Inventario de herramientas. Una lista con cada herramienta, la cuenta con la que se usa, para qué y con qué datos. Es lo primero que piden y lo que más cuesta si hay cuentas personales sueltas.
2. Política de uso vigente. Las reglas por escrito, con fecha y con quién las ha aceptado. Aquí encaja la política de uso de IA.
3. Registro de formación. Quién se ha formado, cuándo y en qué. El artículo 4 es una obligación de medios: no se exige un título ni un nivel, sino medidas proporcionadas y poder demostrarlas. Tienes el detalle en la guía de formación obligatoria en IA.
4. Registro de decisiones. Por qué se aprobó una herramienta, qué se descartó y la revisión de usos prohibidos o de alto riesgo, aunque la conclusión sea que no hay ninguno.

Si además tratas datos personales con herramientas de IA, conviene tener localizado el contrato de encargo de tratamiento con cada proveedor.

Cómo responder con honestidad

La tentación es responder que sí a todo para no perder al cliente. Es un error que se vuelve en contra: si luego hay una revisión, lo que escribiste se convierte en una promesa incumplida.

• Responde a lo que te preguntan, no a lo que temes. Si no usas IA en un proceso, dilo; no hay nada malo que declarar.
• Distingue lo que haces de lo que la ley exige. Puedes usar IA sin tener que acreditar un sello. Lo que se entrega es evidencia de medidas adoptadas, no una garantía de cumplimiento.
• Si algo falta, dilo con fecha. «Estamos implantando la política, prevista para este trimestre» es una respuesta válida; un «sí» sin respaldo, no.
• Acompaña cada respuesta con el documento. Una frase corta y un anexo valen más que un párrafo largo.
• Que lo revise quien responde de ello. El cuestionario lo firma la empresa, no un comercial con prisa.

Conviene evitar promesas como un sello o una garantía de cumplimiento si no responden a un documento real. No existe un papel que valga para todo.

Pasos prácticos para responder sin agobios

1. Lee el cuestionario completo antes de contestar. Así sabes qué documentos te van a pedir y no respondes por partes.
2. Haz el inventario primero. Pregunta a cada persona qué herramientas usa y con qué cuenta. Casi siempre aparecen usos que nadie había contado.
3. Contrasta con lo que tienes. Política, formación y decisiones aprobadas. Marca lo que está y lo que falta.
4. Responde con evidencia. Una respuesta breve por pregunta y el documento adjunto cuando venga al caso.
5. Cierra cada hueco con un plan. Si algo no está, indica qué harás y cuándo. Un plan creíble vale más que una respuesta vacía.

Un cuestionario no es una inspección

Que un cliente te pregunte no significa que estés haciendo algo mal. Significa que la IA ya forma parte de cómo trabajas y que ellos también tienen que responder por ello. Ordenar la información sirve para este cuestionario y para el siguiente, y también si algún día llega una revisión de verdad.

Si quieres saber en qué punto estás antes de responder, el diagnóstico gratuito te lo dice en unos minutos y te señala qué documentos te faltan. En Owtli Acta el inventario, la política y el registro de formación salen de un mismo sitio, listos para enseñar.