Formar al equipo en IA: qué exige el artículo 4 y cómo dejarlo por escrito

Si tu equipo usa ChatGPT, Copilot o cualquier otra herramienta de IA en su trabajo, la Ley de IA te pide algo muy concreto: que esas personas sepan qué están usando. Es el artículo 4, sobre alfabetización en IA, y es la obligación que alcanza a más pymes. No exige títulos ni exámenes, sino medidas proporcionadas y poder demostrarlas.

Qué exige el artículo 4

El artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689 pide a quien usa IA en su actividad que tome medidas para que su personal tenga un nivel suficiente de alfabetización en inteligencia artificial. En palabras llanas: que cada persona entienda qué herramienta usa, para qué sirve y qué información no debe meter en ella.

Tras el Ómnibus Digital (UE) 2026/1744, la norma es expresamente una obligación de medios. No hay que garantizar un nivel de conocimiento ni conseguir un título: hay que adoptar medidas proporcionadas al puesto y al tamaño de la empresa, y guardar constancia de ellas. Está en vigor desde el 2 de febrero de 2025, y la AESIA puede supervisarla desde el 2 de agosto de 2026.

A quién alcanza esta obligación

No hace falta desarrollar inteligencia artificial para estar dentro. El artículo 4 mira el uso real:

• A cualquier empresa que use IA en su actividad, aunque solo sea un asistente con cuenta de empresa.
• A cada persona que la use, según su puesto: quien pega datos de clientes necesita una formación distinta de quien redacta correos o prepara presentaciones.
• También a quien decide, porque dirección y mandos deben conocer los límites antes de aprobar una herramienta nueva.
• Sin distinción por tamaño: una pyme de cinco personas con IA entra igual que una de doscientas.

Qué conviene registrar como evidencia

La diferencia entre haber formado y poder demostrarlo está en el registro. Para cada persona conviene anotar:

• Quién: nombre y puesto de la persona formada.
• Cuándo: la fecha de la sesión o del módulo.
• Qué: el contenido, con las herramientas y los usos que se trataron.
• Cómo: si fue presencial o en línea, y quién lo impartió.
• Resultado: constancia de que se completó, por ejemplo la nota de un test.

Eso es lo que se enseña si te lo piden: la evidencia de las medidas adoptadas, no una promesa.

Cada cuánto conviene repasarla

La ley no fija una periodicidad concreta, así que lo razonable es apoyarse en los cambios: cada vez que entra personal nuevo, que se adopta una herramienta distinta o que cambia la forma de trabajar. Además, un repaso al menos una vez al año mantiene el registro vivo y demuestra que la formación no fue un acto aislado.

Errores que se repiten

• Formar una vez y no volver a tocarlo. El equipo cambia y las herramientas también.
• Poner la misma sesión a todo el mundo. El artículo 4 habla de medidas adaptadas al puesto.
• No registrar nada. Sin fechas ni nombres, en la práctica es como no haber hecho nada.
• Confundir formación con repartir una política. Tener las reglas por escrito, en la política de uso de IA, no sustituye a que cada persona las entienda.
• Dar por hecho que un vídeo visto es un vídeo aprendido. Sin un mínimo control, cuesta explicar qué se ha interiorizado.

Por dónde empezar

1. Haz la lista de herramientas de IA y de quién usa cada una.
2. Define qué debe saber cada perfil, con dos o tres ideas claras por puesto.
3. Forma por grupos pequeños, con ejemplos de vuestro día a día y no casos genéricos.
4. Registra quién, cuándo, qué y con qué resultado.
5. Revisa el registro cada vez que cambie algo y, como mínimo, una vez al año.

No hace falta un curso largo. Hace falta que la formación esté adaptada a lo que cada persona hace con la IA y que puedas enseñarla. En Owtli Acta preparamos formación a medida por perfil y ayudamos a conservar el registro de cada persona.

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