Homologación de proveedores y cuestionarios de IA: qué piden tus clientes

Cada vez más empresas medianas, grandes compañías y administraciones piden a sus proveedores que rellenen un cuestionario antes de firmar o renovar un contrato. Hasta hace poco eran preguntas de seguridad informática. Ahora incluyen un bloque sobre inteligencia artificial: qué herramientas usáis, con qué datos y quién revisa lo que sale de ellas.

Por qué lo preguntan

Si tu empresa trata datos de la suya, o trabaja en su nombre, el RGPD prevé que el responsable solo recurra a encargados que ofrezcan garantías suficientes (art. 28). Una herramienta de IA que procesa esos datos entra en esa cadena, aunque la use una sola persona del equipo. El cuestionario es la forma más rápida que tiene el cliente de comprobarlo.

Además, el Reglamento de IA prevé desde el 2 de febrero de 2025 que quien usa sistemas de IA se asegure de que su personal tenga un nivel suficiente de alfabetización en la materia (art. 4). Un cliente que hace la pregunta espera ver esa formación por escrito.

Qué suelen preguntar

Los cuestionarios varían, pero casi todos recorren los mismos puntos:

• Qué herramientas de IA usa la empresa y con qué tipo de cuenta: personal, de empresa o a través de una API.
• Si esas herramientas tratan datos de clientes o de empleados, y con qué contrato de tratamiento.
• Si el proveedor de la IA usa lo que se le envía para entrenar sus modelos.
• Quién revisa el resultado antes de entregarlo o de tomar una decisión con él.
• Si hay una política escrita de uso de IA y si el equipo ha recibido formación.
• Si la IA interviene en decisiones sobre personas, como la selección o la evaluación.

Las preguntas sobre datos personales son las que más tiempo llevan, porque obligan a mirar cada herramienta por separado.

Cómo preparar un borrador

Contestar de memoria es la forma más rápida de equivocarse. Lo práctico es partir de lo que la empresa tiene documentado: el inventario de herramientas, la política, el registro de formación y las evidencias de medidas adoptadas.

En Owtli Acta, se sube el Excel o el Word del cliente (o se pegan las preguntas) y la herramienta de cuestionarios devuelve un borrador con lo que consta en el expediente, escrito en el mismo fichero. Cada respuesta indica de qué parte sale y si el dato está completo, parcial o no consta. Lo que el expediente no respalda aparece como «Falta información», nunca como un sí. Es un borrador: lo revisa una persona de la empresa antes de enviarlo.

Qué revisar antes de devolverlo

• Que cada respuesta tenga respaldo. Si el cuestionario dice que hay una política de IA, debe existir y estar aprobada, no solo en borrador.
• Que el inventario coincida con la práctica. Si el cuestionario menciona una herramienta que el equipo usa a diario y no aparece en el inventario, el cliente lo notará y la respuesta quedará en entredicho.
• Que no se prometa más de lo que la empresa hace. Una frase como «todos los datos quedan en la UE» solo se escribe si el proveedor lo documenta por escrito.
• Que los documentos adjuntos sean los de la empresa. Suele bastar con la política, el registro de formación y el contrato de tratamiento de cada herramienta. No hace falta enviar nada de otros clientes.

Si la empresa usa IA para seleccionar personal, el anexo III del Reglamento la trata como alto riesgo. Esas obligaciones están aplazadas al 2 de diciembre de 2027 por el Ómnibus Digital, pero el cuestionario puede preguntar por ellas ya hoy, y conviene tener la respuesta preparada.

Guardar lo revisado

La misma pregunta se repite entre clientes, a veces con otras palabras. Guardar las respuestas ya revisadas, con su fecha y la persona responsable, ahorra mucho trabajo en la siguiente licitación. Así la segunda respuesta sale del archivo y la revisión se centra en lo que ha cambiado.

Si todavía no tienes el cuestionario de tu cliente, la plantilla pública de preguntas sobre IA sirve para preparar el borrador y ver qué puntos te van a pedir. Más información sobre el producto en la portada de Owtli Acta.