Copilot de Microsoft 365 en la pyme: qué revisar antes de activarlo

Muchas pymes ya pagan Microsoft 365, y Copilot aparece en Word, Outlook y Teams casi sin buscarlo. A diferencia de pegar un texto en un chat, Copilot puede consultar por su cuenta los documentos, correos y chats a los que tiene acceso quien lo usa. Eso lo hace útil y es también lo primero que hay que revisar.

Copilot ve lo que ve cada persona

Según la documentación de Microsoft, Copilot responde con la información a la que el usuario ya tiene permiso de acceder en la cuenta de la empresa. No se salta permisos, pero tampoco los corrige: si una carpeta con nóminas está compartida con toda la plantilla «por si acaso», cualquiera puede acabar viendo un resumen de esas nóminas al hacer una pregunta inocente.

Antes, ese exceso de permisos pasaba desapercibido porque nadie iba a buscar en esa carpeta. Con un asistente que busca por ti, sale a la luz.

Lista de revisión antes de activarlo

1. Carpetas compartidas con «todos». Revisa en SharePoint y OneDrive qué está abierto a toda la organización o con enlaces para cualquiera. Nóminas, contratos, expedientes de clientes y datos de salud, solo para quien los necesite.
2. Cuentas de empresa, no personales. Microsoft distingue el Copilot que se usa con la cuenta de trabajo del que se usa con una cuenta personal de Microsoft. Las condiciones de cada uno sobre el uso de los datos figuran en su documentación: compruébalo para el plan que tengas.
3. Quién tiene licencia. Empieza por un grupo pequeño que trabaje con documentos poco sensibles, y amplía cuando hayas revisado permisos.
4. Etiquetas de confidencialidad, si tu plan las incluye: marcan documentos que no deberían salir de un grupo concreto.
5. El registro. Anota Copilot en tu inventario de herramientas de IA, con la cuenta y el plan con que se usa.

Lo que sigue dependiendo de las personas

Copilot redacta correos, resume reuniones y propone respuestas a clientes. Puede equivocarse con una cifra o atribuir a alguien algo que no dijo. La Ley de IA prevé que quien usa estas herramientas en el trabajo tenga una formación adecuada (art. 4): saber cuándo revisar lo que propone y qué datos no meter en una petición es parte de esa formación.

Si Copilot también transcribe reuniones de Teams, revisa lo que contamos en transcribir reuniones con IA.

Y las otras IA

Activar Copilot no hace que el equipo deje de usar ChatGPT o Gemini con su cuenta personal. Si quieres saber qué se usa de verdad, empieza por el diagnóstico gratuito. Y si se pegan datos de clientes en webs de IA, Acta Guarda avisa en el momento. Información orientativa, no asesoramiento jurídico.