Transcribir reuniones con IA: qué revisar antes de activarlo en la empresa

Los asistentes que se unen a una videollamada, la transcriben y mandan un resumen al terminar se han vuelto habituales. Ahorran tiempo, pero cada reunión que procesan contiene voces, nombres, opiniones y a veces datos de clientes. Antes de dejar que el equipo los active, conviene revisar unas pocas cosas.

Qué se trata en una transcripción

Una grabación de voz y su transcripción son datos personales de todos los que hablan: tu equipo y también los clientes, proveedores o candidatos que estén en la llamada. Si en la reunión se habla de la salud de alguien, de una baja o de un despido, el resumen recoge información especialmente delicada.

Por eso el RGPD prevé lo mismo que con cualquier otro tratamiento:

• Una base legal para grabar y transcribir con esa finalidad.
• Informar a los participantes antes de empezar: quién graba, para qué, quién recibe el resumen y cuánto tiempo se guarda.
• Un contrato de encargo del tratamiento con el proveedor de la herramienta.
• Garantías si los datos salen del Espacio Económico Europeo.

Dos tipos de herramienta

• La transcripción que trae tu plataforma de reuniones (la de Teams, Meet o Zoom, por ejemplo), con la cuenta de empresa. Suele quedar dentro del contrato que ya tienes con ese proveedor. Comprueba en su documentación dónde se guardan las transcripciones y quién puede verlas.
• Asistentes externos que se conectan al calendario y entran solos en las llamadas. Son otro proveedor, con su propio contrato y sus propias condiciones. Si alguien del equipo lo ha conectado con su cuenta personal, tu empresa no tiene contrato con él.

El segundo caso es el que más sorprende: el asistente acaba entrando en reuniones con clientes que nadie avisó de que se grabarían. Merece una línea en tu inventario de herramientas de IA.

Lo que conviene dejar apagado

Algunas herramientas ofrecen, además de la transcripción, medir el «estado de ánimo», el «sentimiento» o la «implicación» de cada participante a partir de su voz o su cara. Con empleados, inferir emociones en el trabajo es una de las prácticas que el artículo 5 del Reglamento de IA prohíbe desde el 2 de febrero de 2025, salvo motivos médicos o de seguridad. Si la ves en los ajustes, déjala desactivada.

También conviene revisar:

• Que no se una sola a todas las reuniones del calendario, sobre todo a las externas.
• A quién se envía el resumen. Algunas herramientas lo mandan por defecto a todos los invitados, incluidos los de fuera.
• Cuánto tiempo se guardan audio y transcripción, y borrar lo que ya no haga falta.

Reglas sencillas para el equipo

1. Avisa al empezar y pregunta si alguien se opone a la grabación.
2. Usa solo la herramienta aprobada, con la cuenta de empresa.
3. No grabes reuniones de salud, disciplinarias o de selección sin haberlo valorado antes.
4. Revisa el resumen antes de reenviarlo. La IA se equivoca con nombres, cifras y acuerdos.

Estas reglas caben en la política de uso de IA y en la formación del equipo. Información orientativa, no asesoramiento jurídico.

Por dónde empezar

Si no sabes qué asistentes de reuniones usa ya tu equipo, el diagnóstico gratuito te ayuda a ordenarlo en unos minutos.