Qué IA usa de verdad tu equipo (y cómo saberlo)

Casi ninguna pyme sabe con precisión qué herramientas de IA usa su equipo. La lista oficial, la que aprobó dirección, suele tener una o dos. La real tiene más: el asistente del móvil, la extensión que resume correos, el traductor con IA, la cuenta gratuita que alguien abrió un domingo. Saber cuál es la lista real no es una cuestión de control: es el primer paso para decidir con datos y para poder demostrar que lo has hecho.

Por qué la lista oficial no basta

Una prohibición o una autorización por escrito describe lo que la empresa quiere. No describe lo que ocurre. Y entre las dos cosas suele haber una brecha que se ve en señales concretas: texto que parece escrito por una IA en un correo, gente que «lo busca en el móvil», herramientas que aparecen en la tarjeta de empresa. Tienes un repaso de esas señales en señales de shadow AI en el equipo.

Cuatro formas de saberlo

No hace falta usar las cuatro. Cada una enseña una parte distinta:

1. Preguntar, pero sin castigo. Una encuesta corta y anónima funciona mejor que una reunión: qué herramientas usas, con qué cuenta y para qué. Si la pregunta suena a expediente, la respuesta será «ninguna». Dilo antes: el objetivo es elegir bien las herramientas, no señalar a nadie.
2. Dar una vía para pedirlas. Si pedir una herramienta nueva es fácil (un formulario corto, una respuesta en pocos días), la gente la pide en lugar de usarla a escondidas. Cada solicitud es una pieza de información y una herramienta menos en la sombra.
3. Mirar lo que ya existe. Facturas, la tarjeta de empresa, los registros de acceso con la cuenta corporativa y las extensiones instaladas en los navegadores. No enseña el uso, pero sí que la herramienta existe.
4. Detectarlo en el navegador. Una extensión que sepa que una web es de IA puede decir «alguien ha abierto esta herramienta y no está en el inventario». Eso es lo que hace Acta Guarda con una lista cerrada de webs de IA: la primera vez que se abre una herramienta que no está en el inventario, avisa a la persona y deja la herramienta en la recepción del inventario para que alguien decida. No guarda quién la abrió ni qué escribió: solo que la herramienta se usa.

Ninguna de las cuatro enseña todo. Las aplicaciones del móvil y las cuentas personales en otro dispositivo se escapan de la tercera y la cuarta, y la encuesta depende de que la gente quiera contestar. Por eso conviene combinar al menos dos.

Qué hacer con lo que salga

Cuando la lista real aparece, la tentación es reaccionar. Mejor ordenarlo:

• Clasifica cada herramienta en tres montones: aprobada, en revisión o no autorizada. «En revisión» es el montón más útil: reconoce que se usa y da tiempo a decidir.
• Para cada una, mira tres cosas: qué tipo de cuenta se usa (personal o de empresa), si hay contrato de tratamiento de datos y si el proveedor usa lo que le envías para entrenar modelos. Lo explica cuenta personal o de empresa.
• Pasa lo importante al inventario. El inventario es la base de todo lo demás: política, formación y las respuestas a los cuestionarios de clientes. Hay una guía para hacerlo bien en una tarde: inventario de herramientas de IA.
• Ofrece una alternativa. Retirar una herramienta sin dar otra solo cambia dónde se esconde.
• Vuelve a mirar cada trimestre. Aparecen herramientas nuevas cada mes. Un repaso corto evita que la lista real y la oficial se separen otra vez.

Una advertencia sobre el tono

Cuanto más cerca estés de «quién lo ha hecho», menos información tendrás. Las organizaciones que mejor conocen su uso real son las que han dejado claro que preguntar es seguro. Por eso conviene medir el conjunto (cuántas herramientas, cuántas fuera del inventario, cuántos avisos) y no a las personas. Si te preocupa la parte laboral y de protección de datos, lo desarrollamos en controlar el uso de la IA sin vigilar a la plantilla.

Para saber por dónde empezar, el diagnóstico gratuito revisa qué herramientas declaras usar y qué información podría estar saliendo hacia ellas. Y si quieres un primer retrato del problema, en Shadow AI en la empresa tienes cómo funciona y por qué prohibir no suele resultar.

Este artículo es orientativo y no es asesoramiento jurídico.