Cómo documentar la formación en IA de tu equipo

La obligación de formar al equipo en el uso de la IA es la que alcanza a más pymes, y también la que más se descuida en el papeleo. El artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689 pide que quien usa IA en su actividad tome medidas para que su personal tenga un nivel suficiente de alfabetización, pero no fija un examen ni un temario cerrado. Es una obligación de medios: lo que se valora es que hayas hecho algo razonable y que puedas enseñarlo.

Ahí está el punto. Si la formación no queda registrada, en la práctica cuesta demostrar que existió. Este artículo no repite qué pide la norma, sino cómo documentarla para que sirva el día que te la pidan.

Qué es un registro de formación y qué no

Un registro de formación es la constancia de las medidas adoptadas: quién recibió qué, cuándo y con qué resultado. Es un documento vivo, no una hoja firmada una vez.

No es un título ni una acreditación oficial. El artículo 4 no exige formación acreditada ni un curso homologado, así que no hace falta inventar sellos ni credenciales. Lo que cuenta es la coherencia: que la formación encaje con el puesto y con las herramientas que esa persona usa de verdad.

Los campos de un buen registro

Cada línea del registro conviene que responda a seis preguntas:

• Persona: nombre completo, para saber a quién alcanza.
• Puesto: la función que desempeña, que es lo que justifica una formación u otra.
• Fecha: el día de la sesión o de la finalización del módulo.
• Contenido: qué se trató, con qué herramientas y con qué ejemplos. No vale "formación de IA" a secas.
• Quién lo impartió: una persona o entidad con nombre, y el formato (presencial, en línea o módulo interno).
• Resultado: constancia de que se completó, como la nota de un test o la confirmación de que se repasó el material.

Si quieres afinar más, añade dos columnas: el uso concreto que esa persona da a la IA (redactar, atender clientes, analizar datos) y un enlace a la versión de la política de uso que aceptó. Así el registro se lee junto a las reglas y no como un papel suelto.

Un ejemplo de tabla en Markdown

No hace falta una herramienta complicada. Una tabla simple cubre lo esencial y luego se puede volcar a una hoja de cálculo:

| Persona | Puesto | Fecha | Contenido | Impartido por | Resultado |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Ana Ruiz | Administración | AAAA-MM-DD | Datos que no se pegan en la IA; cuentas de empresa | Responsable interna | Test superado |
| Luis Pérez | Comercial | AAAA-MM-DD | ChatGPT para correos; información de clientes | Responsable interna | Test superado |
| Sara Gil | Dirección | AAAA-MM-DD | Límites antes de aprobar una herramienta nueva | Externo | Asistió |

Cada fila es una persona y una fecha. Si alguien repite formación, añade una fila nueva en vez de sobrescribir la anterior: así se ve que el registro se mantiene.

Cada cuánto actualizarlo

La ley no marca una periodicidad concreta, y conviene no inventarse una. Lo práctico es mover el registro cuando cambia algo:

• Entra personal nuevo o alguien cambia de puesto.
• Se adopta una herramienta distinta o se deja de usar otra.
• Cambia la forma de trabajar, por ejemplo si se empieza a atender clientes con un chatbot.
• Se actualiza la política de uso o aparece una novedad normativa que afecta al equipo.

Además, un repaso al menos una vez al año mantiene el registro al día y demuestra que la formación no fue un acto aislado. Si no ha cambiado nada, deja constancia de la revisión: una línea con la fecha basta.

Cómo conservarlo

El registro debe estar donde puedas encontrarlo en minutos. Tres ideas:

• Junto al resto de la evidencia: inventario de herramientas, política de uso y registro. Guardar cada cosa por su lado es la forma más fácil de perder el hilo.
• En un formato que puedas exportar. Una hoja de cálculo o una base interna sirven; una foto de una pizarra, no.
• Con acceso controlado. Solo contiene nombres y puestos, pero sigue siendo información del equipo. No hace falta publicarla; basta con que la tenga quien responde.

En Owtli Acta el registro vive en el mismo sitio que el inventario y la política, dentro del dossier, para no tener que reconstruirlo cuando llegue la duda.

Qué enseñar si te lo piden

Si la AESIA o un cliente te pide explicar qué habéis hecho, no prepares un discurso: enseña documentos. Lo habitual es que baste con el inventario de herramientas, la política de uso aceptada y el registro de formación con sus fechas. Que los tres cuenten la misma historia es lo que da fuerza a la evidencia de las medidas adoptadas.

Si quieres saber en qué punto estás, el diagnóstico gratuito te lo dice en unos minutos y te señala qué falta por cubrir. Y si lo que te preocupa es la visita, en qué revisa una inspección de la AESIA tienes el detalle.

Este artículo es orientativo y no es asesoramiento jurídico.