Cómo adaptar la política de uso de IA al sector de tu empresa

Una clínica y una tienda online pueden compartir la misma plantilla de política de uso de IA, pero no pueden compartir las mismas reglas. Lo que marca la diferencia no es el tamaño ni el sector en sí, sino el tipo de información que cada negocio pone delante de la IA. La ley fija unos mínimos comunes y, a partir de ahí, la política se ajusta a lo que de verdad se maneja en el día a día.

Aprender a leer esa diferencia evita dos extremos: una política tan genérica que no sirve para decidir, o una lista de prohibiciones inventadas que nadie puede cumplir. Lo que se entrega al final es evidencia de las medidas adoptadas, no una etiqueta de cumplimiento.

Qué cambia de un sector a otro

No cambian las obligaciones de fondo, cambia la información que cada uno mueve y, con ella, el riesgo. Estas son las diferencias más habituales:

• Clínica o centro de salud. Se manejan datos de salud, la categoría más protegida. La regla de oro es no pegar ni subir historiales, informes o datos de pacientes. Si se usan, que sea con cuentas de empresa y con la información anonimizada.
• Asesoría, despacho o consultoría. El grueso son datos de clientes, financieros y contratos u ofertas internas. Aquí conviene prohibir expresamente pegar expedientes completos y documentos confidenciales.
• Academia o centro de formación. Hay datos de alumnos y, si la IA interviene en evaluar o corregir, se entra en terreno de alto riesgo, con supervisión humana y registro.
• Comercio y hostelería. Los datos suelen ser de contacto y de pedidos o reservas. Menos sensibles, pero siguen siendo personales: no van a cuentas gratuitas ni sin contrato de empresa.
• Inmobiliaria, taller e industria. Aparecen datos de clientes y financieros junto a precios, contratos y procesos internos. La política debe decir qué documentos no salen de la empresa.
• Agencia, marketing o tecnología. Lo característico es publicar contenido y trabajar con datos de clientes de terceros. Aquí pesan el aviso de que hay IA en chatbots y el etiquetado del contenido generado.

Lo que debe recoger siempre una política

Sea cual sea el sector, una política de uso útil se apoya en unos mínimos que la ley ya pide a cualquier empresa que usa IA:

• Qué herramientas están permitidas y con qué cuentas. La referencia es usar cuentas de empresa con contrato de tratamiento de datos, o anonimizar antes de enviar.
• Qué información no se pega nunca: datos de salud, financieros, contraseñas, código, expedientes y documentos internos.
• Quién responde de la IA en la empresa: una persona con nombre, no un departamento difuso.
• La formación de cada puesto (art. 4), que es una obligación de medios: medidas proporcionadas y con registro de quién, cuándo y en qué.
• Los usos prohibidos (art. 5), como inferir emociones de empleados en el trabajo o usar rasgos biométricos para deducir origen, ideología u orientación.
• Los usos de alto riesgo (anexo III, aplazado al 2 de diciembre de 2027), si la IA decide sobre personas en selección, crédito o evaluación.
• Los avisos de transparencia (art. 50), desde el 2 de agosto de 2026: chatbot y contenido realista generado con IA.

Pasos prácticos para adaptarla este mes

1. Haz el inventario real. Pregunta área por área qué herramientas de IA se usan, con qué cuenta y para qué tarea concreta.
2. Clasifica los datos. Para cada herramienta, anota qué información entra: de clientes, de empleados, salud, financiera, confidencial o código.
3. Aterriza las reglas con ejemplos. En vez de «no usar datos sensibles», escribe el caso concreto de tu sector: «no pegar informes de pacientes», «no subir contratos de clientes».
4. Forma a cada persona según cómo usa la IA en su puesto y guarda el registro.
5. Firma, fecha y revisa. Una política sin versión ni aceptaciones no demuestra gran cosa. Revísala cuando cambie una herramienta o aparezca un uso nuevo.

Owtli Acta reúne el inventario, la política y el registro de formación en un mismo sitio, con la plantilla preparada para ajustar esos datos de sector. Si quieres saber qué te falta, el diagnóstico gratuito te lo dice en unos minutos y te enlaza con la política de uso y la formación del artículo 4.

Este artículo es orientativo y no es asesoramiento jurídico.